Un coût conséquent pour l’entreprise
A la fin d’un contrat de location longue durée, les frais de restitution représentent un poste de dépense à géométrie variable. En fin de contrat, ils augmentent le TCO de 3 à 6% en oscillant entre 600 et 900€ (estimation Dekra). Le SesamLLD, syndicat des loueurs longue durée, estime que ces frais imprévisibles touchent 95% des 300 000 véhicules examinés chaque année, et qu’en moyenne 9 dommages sont relevés par véhicule. Colossaux, les frais de restitution sont la première source de réclamation auprès des loueurs (OVE), incarnant une bataille sans fin entre protestation contre des coûts de réparation surestimés et dénonciation des dommages causés sur le véhicule.
Pour arbitrer les divergences de perception, les loueurs ont instauré un « état standard de restitution » qui décrit l’usure normale d’un véhicule en fonction de sa loi de roulage et qui fixe la limite de l’acceptable par les loueurs. Ce document du SesamLLD décrit entre autres, que la taille d’une pièce de 1€ délimite la grandeur des trous et bosses acceptables sur la carrosserie ; que les rayures sur le parechoc ne doivent pas excéder 5cm, celles du rétroviseur 3cm ; et que la profondeur de sculpture des pneus ne doit pas être en-dessous de 5mm.
Cette normalisation vient entériner la possibilité de facturer le client au moindre écart. En contrepartie, les loueurs ont mis en place des franchises étalées sur toute la durée du contrat de location. Le client finance alors de manière échelonnée, le risque de rendre un véhicule anormalement abîmé. Bien que rassurant, ce système ne permettra pas de payer le prix de la dévaluation que l’utilisateur génère sur son véhicule.
Conseils utiles afin d’éviter les coûts
Porter une attention particulière aux grands classiques des frais de restitution onéreux tels que :
pneus lisses, parebrises fissurés, jantes rayés, enjoliveurs perdus, peintures écaillées, doubles des clefs manquants, sièges troués, carrosserie bosselée, etc. Physiques, esthétiques et surtout visibles, ces dommages peuvent être réparés en amont, et les frais de restitution anticipés.
La réduction des frais de restitution se répartit sur toute la durée du contrat. Dès le choix du type de financement, il convient de regarder objectivement ce que son activité impliquera sur l’utilisation du véhicule. Par exemple, l’option achat peut se révéler plus avantageuse pour des véhicules utilitaires roulant dans les chantiers. D’autre part, un véhicule entretenu régulièrement coûtera moins cher qu’une note finale de frais de réparation. L’entreprise peut par exemple demander à chaque employé d’envoyer annuellement une photo de son véhicule et de s’engager à faire les réparations nécessaires. Grâce à une communication préventive et un système de récompenses pécuniaires (ou non) challengeant les conducteurs sur l’entretien des véhicules, cette dynamique incitera les collaborateurs à s’impliquer dans le maintien d’un bon état général.
La solution FATEC : JUST REPAIR
Pour soutenir les entreprises dans cette démarche, FATEC a mis en place un service de « Just Repair ». « Docteur en bobologie », Just Repair est un service qui se concentre sur la réparation de dommages sommaires de carrosserie non-pris en charge par l’assurance. Rayure, rétroviseur cassé, frottement contre un mur de parking, etc. : il y a autant d’occasions de causer un dommage sans tiers identifié que de chance d’être facturé en fin de contrat. L’entretien régulier permettra d’étaler les coûts de réparation au fur et à mesure des dégâts et de rendre un véhicule en meilleur état.
PROCESS D’OPTIMISATION DES FRAIS DE REMISE EN ÉTAT
La deuxième partie de ce service consiste en un contrôle méticuleux de la cohérence des documents de restitution. Les véhicules, même entretenus, peuvent tout de même faire l’objet de frais de restitution parfois injustifiés dû à des erreurs d’estimation ou d’inattention. Les experts du plateau technique de FATEC vont alors rapprocher 3 documents : le PV de restitution, le rapport d’expertise post-restitution et la facture du loueur tenant compte de la franchise et de la vétusté, et en vérifier la concordance des éléments.
Les experts passent tout au peigne fin. Les clauses d’abattements, de forfait smart repair et de grille de vétusté stipulés dans le contrat sont-elles systématiquement appliquées ? Les temps facturés de main d’œuvre, de redressage et de peinture correspondent-ils aux barèmes constructeurs ? Les éléments tolérables par l’état standard de restitution sont-ils bien respectés (photos à l’appui) ? Les éléments de la facture sont-ils exactement identiques aux éléments relevés sur le PV de restitution ? En traquant toutes les erreurs du processus de restitution, la contre-expertise peut réduire la facture initiale jusqu’à 40%. Un rapport factuel et détaillé est ensuite fourni au client pour lui permettre de porter réclamation et négocier auprès du loueur.
Enfin, lorsque le véhicule est visiblement endommagé, les réparations peuvent être anticipées en effectuant une visite de pré-restitution quelques mois avant la fin de contrat. En envoyant des photos de son véhicule aux experts FATEC, le conducteur sera alors orienté vers des carrossiers agréés, qui utiliseront des pièces de réemploi en cas d’éléments réparables. Dans ce cas, le client minimise le risque d’être surfacturé lors de la procédure de restitution et rend son véhicule dans un meilleur état.
« Nos maîtres-mots sont contrôle et conseil. Nous vérifions toutes les estimations des experts, pour apporter au client un avis juste sur la restitution de son véhicule », commente Jérémy Olinger, référent restitution chez FATEC Group.
